Logiciel sur-mesure ou progiciel : comment choisir sans se tromper

Tôt ou tard, toute entreprise qui veut outiller un processus se pose la question : acheter un logiciel du marché, ou en faire développer un ? Les deux camps ont leurs avocats convaincus, et chacun a raison dans certains cas.

Ce qui suit n'est pas un plaidoyer pour le sur-mesure. Dans beaucoup de situations, un progiciel est le bon choix, et le dire fait partie d'un conseil honnête. L'objectif est de vous donner les critères pour trancher, et de repérer le moment où l'outil standard commence à coûter plus qu'il ne rapporte.

Ce que l'on compare vraiment

Un progiciel, ou logiciel édité, est un produit conçu pour un grand nombre d'entreprises. Il est installé chez vous ou, de plus en plus souvent, proposé en ligne sous forme d'abonnement (SaaS). Vous l'adaptez par paramétrage, dans les limites prévues par l'éditeur.

Un logiciel sur-mesure est construit pour votre processus à vous. Il fait ce dont vous avez besoin, rien de plus, et il évolue au rythme de vos décisions plutôt qu'à celui d'une feuille de route décidée ailleurs.

La vraie question n'est donc pas « lequel est le meilleur », mais « mon processus est-il standard ou distinctif ».

Quand le progiciel est le bon choix

Un progiciel s'impose quand le processus à outiller est le même pour tout le monde. La comptabilité, la paie, la messagerie, la gestion documentaire, la facturation simple : ces fonctions obéissent à des règles communes, souvent réglementaires, que des éditeurs spécialisés suivent mieux que quiconque.

Il a d'autres atouts réels :

• Il est disponible tout de suite, ou presque. Pas de phase de conception, pas d'attente.
• On peut l'essayer avant de s'engager, sur ses propres cas.
• Il bénéficie des retours de milliers d'utilisateurs, et des corrections qui vont avec.
• Son coût d'entrée est faible, surtout en abonnement.

Si un outil du marché couvre votre besoin sans contournement, inutile d'aller plus loin : prenez-le.

Les signaux qui montrent que l'outil standard ne suffit plus

Les difficultés apparaissent rarement le premier mois. Elles s'installent au fil des usages, et finissent par se reconnaître.

Vous adaptez votre métier au logiciel. L'équipe a renoncé à une étape, ou l'a déplacée hors de l'outil, parce que le progiciel ne la gère pas. Le processus qui faisait votre force s'aligne peu à peu sur celui de tout le monde.

Le paramétrage est devenu du développement. Pour coller au métier, il a fallu des scripts, des champs détournés, des extensions écrites par un intégrateur. Ce code spécifique doit être revérifié à chaque mise à jour de l'éditeur, et personne en interne ne le maîtrise vraiment.

Les licences pèsent plus que prévu. La facturation par utilisateur était raisonnable au départ ; elle l'est moins quand il faut ouvrir des accès à des équipes de terrain qui n'utilisent qu'un seul écran, ou acheter un module entier pour une seule fonction.

Les outils s'empilent. Un progiciel pour les commandes, un autre pour le planning, un tableur entre les deux pour faire le lien. Chaque outil fait bien sa part, mais personne n'a de vue d'ensemble, et les ressaisies se multiplient. C'est souvent à ce stade que le tableur de liaison devient critique, un scénario détaillé dans notre article sur le remplacement d'Excel.

Les intégrations sont fragiles. Le progiciel ne communique pas, ou mal, avec le reste de votre système d'information. Les exports et imports manuels deviennent une tâche quotidienne.

La feuille de route de l'éditeur n'est pas la vôtre. La fonction dont vous avez besoin est « prévue », depuis longtemps. À l'inverse, une mise à jour modifie un écran que vos équipes utilisaient tous les jours.

Ce que le sur-mesure apporte, et ce qu'il demande

Un logiciel sur-mesure reproduit votre processus au lieu de vous en imposer un. Il ne contient que les écrans utiles, se connecte à vos outils existants, et ses évolutions sont décidées par vous.

Il demande en contrepartie un vrai travail de cadrage, un délai avant la première version utilisable, et un budget qui ne s'arrête pas à la livraison : une application doit être hébergée, maintenue et corrigée dans la durée. Ce qui fait varier ce budget est détaillé dans notre article sur le prix d'une application métier.

Il demande aussi de choisir un prestataire capable de rester présent après la mise en production, et de clarifier dès le départ ce que prévoit le contrat : qui héberge, qui maintient, et quels droits sont transmis. Ces droits sont définis au cas par cas dans le contrat, selon la formule retenue.

La voie mixte, souvent la plus raisonnable

Le choix n'est pas binaire. Dans beaucoup d'entreprises, la meilleure architecture combine les deux :

• le progiciel garde les fonctions standard qu'il fait bien, comme la comptabilité ou la paie ;
• une application ciblée couvre le processus distinctif, celui que l'outil du marché ne sait pas reproduire ;
• les deux échangent leurs données par connexion, sans ressaisie.

Cette approche limite le périmètre à développer, donc le budget et le délai, et préserve l'investissement déjà fait dans les outils existants. Elle suppose simplement que le progiciel expose ses données, ce qui se vérifie avant de s'engager.

Une grille simple pour trancher

Si la colonne de droite l'emporte, cela ne signifie pas qu'il faut tout remplacer. Cela signifie qu'il faut au moins regarder ce que donnerait une application ciblée sur le processus qui pose problème.

Voir avant de décider

Le plus difficile, dans ce choix, est de comparer un produit qui existe à un logiciel qui n'existe pas encore. C'est précisément ce que règle un prototype visuel : vous voyez à quoi ressemblerait l'application sur-mesure, avec vos vrais cas, et vous la comparez au progiciel en connaissance de cause.

Chez LPR Studio, ce prototype est gratuit et présenté en visio sous 5 jours ouvrés. S'il montre que le progiciel suffit, la discussion s'arrête là. S'il montre le contraire, trois formules sont possibles : forfait à prix fixe, abonnement sans payer le développement, ou édition SaaS.