Intranet sur mesure : quand le faire développer plutôt qu'acheter une solution du marché

Faites développer un intranet sur mesure quand il doit être autre chose qu'un journal interne : la porte d'entrée des demandes et des processus de l'entreprise, un outil utilisable par des salariés de terrain sans poste ni adresse e-mail professionnelle, ou un point d'accès unique qui relie votre SIRH, votre ERP et vos plannings. Si votre besoin est de publier des actualités, tenir un annuaire et partager des documents, la suite bureautique que vous payez déjà ou un intranet du marché le feront mieux, plus vite et pour moins cher.

Les pages qui parlent d'intranet sur mesure viennent surtout de prestataires qui en vendent, ou d'éditeurs d'intranets clés en main. Ce guide ne vous vend ni l'un ni l'autre par principe : il vous aide à savoir dans quelle situation vous êtes.

Deux intranets sous le même nom

Le mot « intranet » recouvre deux outils très différents, et c'est la source de la plupart des mauvais choix.

L'intranet de communication publie : actualités de la direction, annuaire, organigramme, documents de référence, pages par service, événements. Il se lit. C'est le cœur de métier des intranets du marché.

L'intranet de services fait faire : demander du matériel, réserver une salle ou un véhicule, déclarer un incident, consulter son planning, valider une note, suivre une demande, accéder aux applications de l'entreprise avec un seul compte. Il s'utilise. C'est là que les solutions génériques atteignent leurs limites, parce que chaque entreprise a ses propres circuits.

Si votre projet est surtout le premier, n'hésitez pas : achetez. S'il est surtout le second, lisez la suite.

Les quatre options

Ces options se combinent. Un schéma qui marche souvent : la suite bureautique garde les documents et la messagerie, et une application interne sur mesure porte les services et les processus, avec le même compte de connexion. Les salariés ne voient qu'une porte d'entrée.

Quand le sur-mesure vaut le coup

Une partie de vos salariés n'a ni poste ni e-mail professionnel

Agents d'entretien, préparateurs de commandes, techniciens itinérants, personnel de magasin ou de chantier : dans beaucoup d'entreprises, une part importante des équipes n'a ni ordinateur ni adresse professionnelle. Une licence de suite bureautique pour chacun coûte cher, et l'outil n'est pas pensé pour eux. Un intranet sur mesure peut proposer une connexion simple sur téléphone, des écrans réduits à l'essentiel (planning, fiche de paie, consignes de sécurité, demande d'absence) et fonctionner même avec un réseau faible. Notre article sur l'application web, la PWA ou l'application native aide à choisir le bon format.

L'intranet doit porter vos processus

Les demandes internes suivent rarement un circuit standard : validation par le responsable de site, puis par la direction au-delà d'un montant, information des services généraux, mise à jour du stock de matériel. Un intranet du marché propose des formulaires ; il ne connaît pas vos règles. Quand les demandes passent aujourd'hui par e-mail et par tableur, un intranet sur mesure peut les remplacer par des circuits clairs, suivis et mesurés. C'est le même raisonnement que pour remplacer Excel par une application métier.

Il faut relier les outils existants

Le salarié veut voir au même endroit son solde de congés (dans le SIRH), son planning (dans l'outil de planification), les consignes de son site et les documents de son poste. Si les connecteurs du marché ne couvrent pas vos outils, l'intranet devient une île de plus. Un intranet sur mesure se construit autour de vos sources, chacune restant maître de ses données. Voir notre article sur l'intégration d'une application à un ERP existant.

Votre organisation est un réseau

Plusieurs sociétés, des franchisés, des agences, des sous-traitants à qui l'on ouvre une partie des contenus : les droits deviennent fins, par entité, par site, par métier. C'est un cas proche du back-office multi-sites, et il se traite mieux par une structure conçue pour lui que par des groupes empilés.

Les données sont sensibles

Données de santé au travail, informations sociales, documents confidentiels : vous pouvez vouloir choisir l'hébergeur, le pays d'hébergement et la politique de journalisation, plutôt que d'accepter ceux d'un éditeur.

Quand ne pas faire d'intranet sur mesure

• Votre besoin est la communication interne : un intranet du marché est fait pour ça, avec des années de retours d'utilisateurs.
• Tout le monde a déjà un compte sur une suite bureautique qui inclut un outil d'intranet : exploitez-le avant d'en ajouter un autre.
• Vous êtes une petite équipe dans un même bureau : un dossier partagé bien rangé et une messagerie d'équipe suffisent souvent.
• Personne ne sera chargé de le faire vivre : un intranet sans responsable se vide, qu'il soit acheté ou développé.

Ce que coûte chaque voie

Les intranets du marché sont facturés à l'abonnement, en général par utilisateur et par mois, parfois avec un minimum. Le coût suit donc l'effectif, y compris les salariés de terrain qui ne s'en servent qu'une fois par semaine. Ajoutez le paramétrage, la reprise des contenus et la formation des contributeurs.

Un intranet sur mesure n'a pas de coût par utilisateur. Il a un coût de conception et de développement, qui dépend du nombre de services et d'intégrations, puis un hébergement et une maintenance. Plus l'effectif est grand et plus les processus sont spécifiques, plus il devient compétitif. Pour les postes qui font varier un devis, voir le prix d'une application métier sur mesure. Rien n'oblige à tout payer d'avance : un développement peut aussi se financer par un abonnement mensuel.

Le droit français à intégrer dès la conception

Le CSE. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'article L2312-38 du Code du travail prévoit que le comité social et économique est informé avant l'introduction de traitements automatisés de gestion du personnel, et informé et consulté avant la décision de mettre en œuvre des moyens permettant de contrôler l'activité des salariés. Un intranet qui gère des absences, des plannings ou qui mesure l'usage par personne peut entrer dans ces cas. Prévoyez la consultation dans le calendrier, avant le lancement, et demandez l'avis de votre conseil juridique pour votre cas précis.

L'annuaire et les photos. Selon la CNIL, un employeur qui veut intégrer la photo d'un salarié dans l'annuaire doit obtenir son autorisation, exprimée clairement et sans ambiguïté, et il est recommandé de la recueillir par écrit. La photo est donc facultative dans la fiche, et le salarié doit pouvoir la retirer.

Le RGPD. Un intranet contient des données personnelles : identité, poste, coordonnées, parfois absences ou plannings. Durées de conservation, droits d'accès par rôle, information des salariés et registre des traitements s'appliquent. Notre check-list RGPD pour une application métier reprend les points à prévoir.

Sécurité : les points qui comptent

• Un seul compte : connexion par l'annuaire d'entreprise quand il existe, sinon une authentification simple et robuste pour le terrain.
• Les départs : un compte désactivé le jour du départ, automatiquement si possible depuis le SIRH.
• Les accès externes : intérimaires et prestataires n'ont accès qu'à ce qui les concerne, avec une date de fin.
• Les documents confidentiels ne sont jamais accessibles par un simple lien partagé.

Et la recherche par IA ?

Le reproche le plus courant fait à un intranet est qu'on n'y trouve rien. Un assistant qui répond aux questions des salariés à partir des documents internes (procédures, convention, consignes de sécurité) est aujourd'hui réaliste, à deux conditions : il ne doit montrer à chacun que les documents auxquels il a droit, et chaque réponse doit citer sa source pour être vérifiée. Notre article sur l'assistant IA pour les documents de l'entreprise détaille la méthode. Gardez-le pour une deuxième version : il n'a de valeur que si les documents sont à jour, ce qui suppose des responsables de contenu. Et si l'outil touche au travail des salariés, la question du CSE se pose aussi pour lui.

Les erreurs les plus fréquentes

• Commencer par la page d'accueil et les actualités, au lieu des services que les salariés utiliseront chaque semaine.
• Reprendre l'organigramme comme menu : les salariés cherchent une tâche, pas un service.
• Tout migrer d'un coup, y compris dix ans de documents périmés.
• Oublier les salariés de terrain, puis constater que la moitié de l'effectif n'utilise pas l'outil.
• Lancer sans responsables de contenu : au bout de six mois, plus rien n'est à jour.
• Oublier le CSE et devoir repousser le lancement.

Une méthode en quatre temps

1. Listez les demandes internes qui passent aujourd'hui par e-mail, téléphone ou tableur, avec leur volume et leur circuit de validation.
2. Interrogez des salariés de chaque population, bureau et terrain : ce qu'ils cherchent, ce qu'ils redemandent, ce qui leur fait perdre du temps.
3. Choisissez une première version courte : connexion, annuaire, deux ou trois services à fort volume, les documents de référence. Notre article sur le cahier des charges d'une application interne aide à l'écrire.
4. Déployez par site ou par service, mesurez l'usage, puis ajoutez les services suivants.

Avant d'engager un budget, faites tester les écrans par ceux qui les utiliseront. Nous réalisons un prototype gratuit, présenté en visio sous 5 jours ouvrés : un chef d'équipe et un salarié de terrain cliquent sur leurs écrans avant que quoi que ce soit ne soit développé. C'est le principe expliqué dans voir son logiciel avant de le payer.